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Was will ich?

Best-Practice-Beispiele aus der Praxis

Grundsätzlich ist es gar nicht so kompliziert: Sobald Geld im Spiel ist, müssen auch Kirchengemeinden ab dem 1. Januar 2025 die Umsatzsteuer stets mitbedenken. Ob, wann und in welcher Höhe sie ans Finanzamt zu zahlen ist, das unterscheidet sich von Einzelfall zu Einzelfall. Es ist also beim Planen von Veranstaltungen oder ähnlichem immer wichtig, Rücksprache mit dem Ansprechpartner oder der Ansprechpartnerin im Kirchenamt zu halten. Auch die Steuer-Expert*innen der Landeskirche helfen gern weiter. 

Wie und wo könnte Umsatzsteuer anfallen? Hier lesen Sie exemplarisch einige Beispiele, die jede Gemeinde aus ihrem Alltag kennt: etwa einen Basar, ein Gemeindefest, Konzerte oder Jugendfreizeiten.

Ansprechpartner*innen

Ihre Ansprechpartner *innen für Fragen rund um die Umsatzsteuer finden Sie hier.

Beispiel 1: der Basar

Ob Kleidung, selbstgemachte Marmelade oder Keramik: Auf Basaren bieten Verkäufer*innen – privat oder gewerblich – vielfältige Waren an. Lesen Sie hier, inwieweit die Umsatzsteuer bei einem Basar für Kirchengemeinden eine Rolle spielen könnte.

Auf dem einen Tisch präsentiert Frau Schmidt duftende Seife. An einem anderen Tisch bietet Herr Müller selbstgebackene Waffeln an. Die Tische hat die Kirchengemeinde den beiden zur Verfügung gestellt. Herr Kuhlmann dagegen hat den Tisch, auf dem seine Bienenwachskerzen stehen, selbst mitgebracht.

Aus umsatzsteuerlicher Sicht liegen hier drei verschiedene Fälle vor. Allen drei Verkäufer*innen hat die Kirchengemeinde einen Raum zur Verfügung gestellt, in diesem Beispiel kostenfrei. Es handelt sich um eine Platzüberlassung, die von der Umsatzsteuer befreit werden kann. In den Fällen, in denen Verkäufer*innen ihre Tische selbst mitbringen – wie Herr Kuhlmann –, fällt keine Umsatzsteuer an.  

Frau Schmidt und Herr Müller haben sich dazu entschieden, Tische von der Gemeinde für etwas Geld zu mieten. Auf diese Vermietungsgebühr fällt die Umsatzsteuer an. Herr Müller bezieht außerdem nicht nur den Tisch von der Gemeinde, sondern auch den Strom für sein Waffeleisen. Auch dieser Aspekt ist für die Umsatzsteuer relevant. Stellt die Gemeinde Strom und Wasser für den Basar zur Verfügung, ist das immer eine umsatzsteuerpflichtige Leistung.

Bringen alle ihre Tische oder Decken selbst mit, sind die Bedingungen an allen Plätzen des Basars gleich. Anders sieht es in dem obigen Beispiel mit Frau Schmidt, Herrn Müller und Herrn Kuhlmann aus. Auf diesem Basar gibt es Plätze ohne Mobiliar, Plätze mit Mobiliar und Plätze mit Mobiliar und Strom. Es handelt sich also um eine Mischform.

Hier braucht es von Anfang an einen Lageplan. Dieser muss ganz klar zeigen, wo welche Art von Platz angesiedelt ist. Nicht nur, damit Verkäufer*innen wissen, welche Möglichkeiten sie haben, sondern auch, um steuerlich alles richtig zu machen.

Privatleute geben Kleidung oder Spielzeug bei den Organisator*innen des Kommissionsbasars ab. Die Dinge werden mit einer Nummer ausgezeichnet, sodass sie sich den Verkäufer*innen zuordnen lassen. Zum Schluss werden die Sachen aller Verkäufer*innen sortiert, im Falle von Kleidung zum Beispiel nach Konfektionsgrößen. Das ist übersichtlicher, als wenn jede*r Dinge an einem eigenen Stand anbietet.

In diesem Fall ist wichtig, dass von vornherein klar ist, dass es sich hier um einen Kommissionsbasar handelt. Es sollte nicht der Eindruck entstehen, dass die Kirchengemeinde Verkäuferin ist. Sie stellt nur den Raum zur Verfügung und organisiert den Basar. Verkäufer*innen sind die Menschen, denen die Sachen gehören. Für ihren eigenen Aufwand behält die Gemeinde am Ende zum Beispiel zehn Prozent der Einnahmen pro Verkäufer*in ein.

Warum dieses Vorgehen so wichtig ist: Nehmen wir an, auf dem Beispiel-Kommissionsbasar sind 4000 Euro eingenommen worden. Wäre die Gemeinde die Verkäuferin aller Sachen, müsste sie auf diese 4000 Euro Umsatzsteuer abführen. So ist es aber nicht: An Umsatz hat die Gemeinde nur die eingehaltenen zehn Prozent generiert. Sie muss also lediglich von den 400 Euro Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass es eine Umsatzsteuerbefreiung gibt, sobald Kinder bei einem Projekt dabei sind. Ganz so ist es aber nicht. Die Steuerbefreiung kann dann Anwendung finden, wenn Leistungen an Kinder erbracht werden, etwa in Form einer Jugendfreizeit. Das ist bei einem Basar, auf dem Kinder ihr nicht mehr gebrauchtes Spielzeug verkaufen, aber nicht der Fall. Im Gegenteil: Hier erbringen die Kinder die Leistung, denn sie verkaufen ihre Sachen. Einnahmen, die die Gemeinde mit diesem Basar erzielt – etwa als Miete für Tische oder durch eine Teilnahmegebühr – sind umsatzsteuerpflichtig.

Beispiel 2: das Gemeindefest

Ein Fest in der Gemeinde ist eine tolle Möglichkeit, um Menschen zusammenzubringen und einen fröhlichen Tag miteinander zu verbringen. Manchmal wird es mit einem Basar kombiniert. Schon beim Planen des Gemeindefestes sollten Organisator*innen einige Posten im Blick haben, die für die Umsatzsteuer relevant sein könnten

In der Regel ist die Kirchengemeinde der Veranstalter des Festes. Kompliziert kann es werden, wenn zwei Gemeinden sich zusammentun. In so einem Fall muss man aufpassen, nicht auf einmal als ein ganz neues Steuersubjekt zu gelten. Das lässt sich in der Regel vermeiden, indem eine Gemeinde die Verantwortung trägt und die andere Gemeinde „nur“ mitmacht. Mehr zu diesem Thema lesen Sie unter dem Punkt „Kooperation“.

Was durch eine Spende begünstigt werden darf und was nicht, das ist gesetzlich klar geregelt. Außerdem ist die Spende per Definition ein Geldbetrag oder eine Sache, den jemand freiwillig abgibt, ohne eine Gegenleistung zu erwarten. Man kann innerhalb der Kirche für ein bestimmtes Thema spenden, zum Beispiel für den Musikbereich. Ob die Gemeinde das Geld nun nutzt, um die Orgel zu putzen oder eine Klavierspielerin zu beauftragen, entscheidet sie selbst.

Auf dem Gemeindefest dürfen Spendendosen aufgestellt werden, zum Beispiel um Geld für die allgemeine Gemeindearbeit oder die Förderung der Jugendarbeit zu sammeln. Auch das Sammeln von Spenden für Dritte ist möglich. Der Zweck der Spende muss transparent dargestellt sein.   

Wichtig ist, dass Spenden stets freiwillig erfolgen. Es ist also nicht möglich, einen Betrag in Höhe von 5 Euro für das Betreten des Festes zu verlangen und diesen als Spende für die Gemeindearbeit zu betiteln. Auf manchen Gemeindefesten stehen Schilder mit der Aufschrift „1 Euro Spende für den Kuchen“. Hier handelt es sich aber nicht um eine Spende. Denn jemand gibt Geld, um eine Gegenleistung zu bekommen, nämlich den Kuchen. Auf den Kuchenpreis von einem Euro fällt also Umsatzsteuer an. Aus ähnlichen Gründen ist es auch nicht möglich, für das Gemeindefest an sich Spenden zu sammeln oder eine „Spende“ in Höhe von 50 Cent für den Besuch der Toilette zu verlangen, ohne in Konflikt mit dem Umsatzsteuerrecht zu geraten.

Anders sieht es beim Sponsoring aus. Der Kirchenvorstand kann bei der örtlichen Bank fragen, ob diese das Gemeindefest sponsern möchte. Als Gegenleistung steht dann vielleicht ein Werbeaufsteller der Bank auf dem Fest oder die Servietten sind mit ihrem Logo bedruckt. Auch hier handelt es sich um einen Austausch von Leistungen. Die Kirchengemeinde bekommt Geld, als Gegenleistung macht sie Werbung für die Bank. Die Einnahmen durch das Sponsoring sind umsatzsteuerpflichtig. Das sollte bei der Kalkulation der Kosten des Festes berücksichtigt werden. Ein Beispiel: Sponsort die Bank 3000 Euro brutto und es fallen darauf 19 Prozent Umsatzsteuer an, hat die Gemeinde effektiv 2521,01 Euro für das Gemeindefest zur Verfügung.

Verkauft die Kirchengemeinde Getränke oder Essen, so ist diese Leistung immer umsatzsteuerpflichtig. Ein Beispiel: Bietet sie Bratwürste für 2 Euro netto pro Stück an, fällt auf diese 2 Euro die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent an. Die Gemeinde muss also 38 Cent Umsatzsteuer je Wurst ans Finanzamt überweisen.

Anders sieht es aus, wenn der örtliche Schlachter mit seinem Wagen Bratwurst oder Limonade auf dem Fest verkauft. In diesem Fall ist dieser für das Zahlen der Umsatzsteuer seiner verkauften Waren verantwortlich. Die Kirchengemeinde hat vom Schlachter vielleicht Miete für den Platz verlangt oder stellt ihm Strom und Wasser zur Verfügung. In diesem Fall muss die Gemeinde wiederum auf die Umsatzsteuer für diese Leistungen Acht geben.

Beispiel 3: das Konzert

Musikkonzerte im kirchlichen Sinne unterliegen meist dem ermäßigten Umsatzsteuersatz. Außerdem ist es zum Beispiel möglich, Chöre von der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Liegt diese Bescheinigung vor und tritt dieser Chor auf, sind die Einnahmen durch das Konzert ohne Umsatzsteuer ausweisen. 

Manchmal tritt der umsatzsteuerbefreite Chor zusammen mit einem Solo-Sänger oder einer Solistin am Klavier auf. Sind diese auch von der Umsatzsteuer befreit und können eine entsprechende Bescheinigung vorlegen, sind die Einnahmen aus dem gemeinsamen Konzert weiterhin von der Umsatzsteuer befreit. Sind die Solist*innen, die gemeinsam mit dem Chor auftreten, aber umsatzsteuerpflichtig, so muss auf die kompletten Einnahmen durch das Konzert Umsatzsteuer erhoben werden.

Hin und wieder treten auch Künstler*innen aus dem Ausland in der Kirchengemeinde auf. Bekommen diese ein Honorar für ihre Darbietung, ist der Veranstalter dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.

Eine Spende ist eine Geldbetrag oder eine Sache, die jemand freiwillig gibt, ohne eine Gegenleistung zu erwarten. Dementsprechend sollte klar sein: Spenden für Konzerte kann niemand. Stehen am Ausgang des Konzertsaals Boxen und vor ihnen ein Schild mit der „Bitte um eine Spende für das Konzert“, ist das ein nachträgliches Entgelt. Die Einnahmen aus diesen Boxen sind keine steuerbefreiten Spenden, sondern unterliegen der Umsatzsteuer.

Wer rechtmäßig Spenden auf einem Konzert sammeln möchte, kann zum Beispiel am Rande der Veranstaltung Boxen aufstellen, in die Besucher*innen freiwillig Geld werfen können, um die Gemeindearbeit zu unterstützen. Dass das Geld für diesen Zweck und nicht für das Konzert gesammelt wird, muss klar ersichtlich sein.

Beispiel 4: Sonstige Veranstaltungen

Autor*innen halten im Gemeindehaus Lesungen. Auf das Entgelt, das als Eintritt für die Lesung verlangt wird, fällt Umsatzsteuer an. Eine Befreiung ist nicht möglich. Das Gleiche gilt für Kurse, in denen die Teilnehmenden zum Beispiel kochen oder schnitzen lernen. Denn all diese Veranstaltungen dienen dem freizeitlichen Vergnügen.

Die Gemeinde kann Veranstalter solcher Kurse sein. Sie kann aber auch nur die Räume zur Verfügung stellen, kostenlos oder gegen ein Entgelt. Ist die Gemeinde Veranstalter, muss sie für die Einnahmen, etwa durch Eintrittsgelder, Umsatzsteuer abführen. Autor*in oder Kursleitung schreiben der Gemeinde eine Honorarrechnung. Stellt die Gemeinde nur die Räume zur Verfügung und die Autor*innen kümmern sich selbst um den Eintritt, ist die Gemeinde nur für das Abführen der Umsatzsteuer verantwortlich, die auf die Raummiete anfällt.  

Es ist möglich, Bildungsveranstaltungen von der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Aber nur dann, wenn sie einen Fortbildungscharakter haben und nicht freizeitlichen Zwecken dienen. Einen Kurs, in dem die Teilnehmenden töpfern oder Glaskeramik bemalen lernen, wird man in der Regel nicht von der Umsatzsteuer befreien lassen können.

Anders sieht es aus, wenn die Gemeinde zum Beispiel einen Kurs organisiert, in dem Teilnehmenden lernen, die Kalkulationssoftware Excel zu benutzen. Voraussetzung ist, dass die Einnahmen maximal doppelt so hoch wie Ausgaben sind und dass die Gemeinde die Veranstaltung, deren Ziele und deren Inhalte genau dokumentiert.

Veranstaltungen, bei denen sich Kinder und Jugendliche weiterbilden oder die als erzieherische Maßnahme zu werten sind, können von der Umsatzsteuer befreit werden – und zwar insgesamt. Das heißt: Nicht nur für das Seminar an sich oder die Veranstaltungen während einer Jugendfreizeit fällt keine Umsatzsteuer an, sondern auch nicht auf die Kosten für Verpflegung oder Unterkunft in diesem Zusammenhang.

Für Senior*innen organisiert die Kirchengemeinde eine mehrtägige Reise nach Amsterdam. Die Fahrt mit dem Bus, die Unterbringung im Hotel und Freizeitaktivitäten wie eine Stadtrallye kosten insgesamt netto 200 Euro pro Teilnehmer*in. Auf diesen Betrag fällt die Umsatzsteuer von 19 Prozent in Höhe von 38 Euro an. Jede*r bezahlt also 238 Euro.

Natürlich kann die Kirchengemeinde einen Zuschuss bewilligen oder einen Sponsor gewinnen. Aber auch dieses Geld ist umsatzsteuerpflichtig. Ein Beispiel: Gibt die Kirchengemeinde pro Senior*in 50 Euro brutto dazu, dann kommen davon effektiv netto 42,02 Euro je Teilnehmer*in an. Dies sollte bei der Kalkulation von Anfang an bedacht werden.  

Beispiel 5: die Kooperation

Zwei oder mehr Kirchengemeinden können miteinander kooperieren. Sie verfolgen gemeinsam ein Ziel, etwa das Organisieren einer Konzertreihe. Damit es sich aus steuerrechtlicher Sicht wirklich um eine Kooperation handelt, darf zwischen den Kooperierenden kein Geld fließen. In der Praxis bedeutet das: Ist die Miete für einen Raum zu zahlen und beide wollen sich an ihr beteiligen, sind zwei separate Rechnungen nötig. Zahlt Kirchengemeinde A die ganze Rechnung und Kirchengemeinde B überweist ihr Hälfte des Betrags, handelt es sich nicht um eine Kooperation, sondern um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Für diese ist eine separate Umsatzsteuererklärung nötig. Das heißt: Im Endeffekt ist es die weniger aufwendige Lösung, zwei separate Rechnungen zu erstellen.

Hier gelten dieselben Regeln wie bei jeder anderen Kooperation.